Introducción

Antecedentes

En relación a la normativa que regula el otorgamiento de las asignaciones familiares, se establece que las entidades administradoras de asignaciones familiares deben conformar un expediente por cada beneficiario al que se le concede dicho beneficio. Ahora bien, en el evento que exista cambio de entidad administradora, no se debe solicitar nuevamente toda la información y documentación, siempre y cuando la entidad original traspase el expediente a la nueva entidad administradora del beneficiario. Sin embargo, lo anterior no ocurre por lo problemas propios del traspaso de expedientes físicos. En dicho sentido, es necesario permitir que la Superintendencia pueda administrar un repositorio de expedientes electrónicos puesto a disposición por cada entidad administradora, de forma tal que, en caso que el beneficiario se cambie de entidad, la nueva entidad administradora pueda acceder a dicho expediente y no tenga que solicitar nuevamente al beneficiario todos los documentos que permiten acreditar la procedencia del beneficio.

En este contexto, la Superintendencia de Seguridad Social requiere disponer de un Sistema nacional, único y actualizado de expedientes electrónicos de asignación familiar , denominado “Sistema de Información de Expedientes Electrónicos de Asignación Familiar” (SIELAF), que permita Optimizar el procedimiento de reconocimiento, mantención y extinción de asignaciones familiares, permitiendo a las entidades administradoras acceder a expedientes electrónicos que eviten que éstas soliciten documentación, facilitando y apoyando con ello el trámite a los beneficiarios (trabajadores, pensionados, cesantes).

¿Cuál es el objetivo del SIELAF?

El objetivo general de este proyecto es optimizar el procedimiento de reconocimiento, mantención y extinción de asignaciones familiares, permitiendo a las entidades administradoras acceder a expedientes electrónicos que eviten que éstas soliciten documentación que ya ha sido presentada por el beneficiario y que no varía en el tiempo, facilitando y apoyando con ello el trámite a los beneficiarios.

En función de lo señalado, los objetivos específicos del SIELAF son:

Que los beneficiarios de asignación familiar que se cambian de entidad administradora (ya sea porque cambiaron de empleador o porque éste cambió de entidad o porque el trabajador se pensionó) no tengan que solicitar, adquirir, trasladar y presentar nuevamente un documento que ya presentó con anterioridad. Que las entidades administradoras puedan cumplir con el precepto normativo que permite no exigir documentación al beneficiario cuando exista traspaso de expediente entre entidades, operativizando con ello una aspiración normativa no concretizada en la práctica. Que las entidades administradoras creen expedientes electrónicos en los cuales se almacenen los documentos asociados al proceso de reconocimiento, mantención y extinción de asignaciones familiares; optimizando con ello su gestión interna. Que las entidades administradoras potencien el uso de documentos originados electrónicamente, permitiendo con ello disminuir el manejo y almacenamiento de documentos en formato papel. Que la Superintendencia de Seguridad Social pueda acceder en forma rápida, económica y eficiente a los expedientes de asignación familiar, optimizando con ello los procesos de control, monitoreo y fiscalización del Régimen. Que se pueda vincular un expediente de asignación familiar al reconocimiento de causantes que figura en el Sistema de Información de Apoyo a la gestión y Fiscalización de los Regímenes de Asignaciones Familiares y Subsidio Familiar, a efectos de configurar íntegramente todos los antecedentes asociados a un reconocimiento.

Descripción SIELAF

El modelo operativo del SIELAF permitirá que la Superintendencia cuente con un repositorio de expedientes electrónicos puesto a disposición por cada entidad administradora, de forma tal que, en caso que el beneficiario se cambie de entidad, la nueva entidad administradora pueda acceder a dicho expediente y no tenga que solicitar nuevamente al beneficiario todos los documentos que permiten acreditar la procedencia del beneficio.

El modelo operativo del SIELAF se divide en dos etapas o instancias claves:   Etapa de creación: mirado desde la óptica de la entidad administradora que crea el expediente electrónico, enfocándose por tanto al momento del origen de la documentación. Etapa de acceso: mirado desde la óptica de la entidad administradora que accede al expediente electrónico, enfocándose por tanto al momento de la necesidad de documentación por parte de la que denominaremos “entidad administradora nueva”.   Lo anterior, no obsta que, simultáneamente, las entidades administradoras pueden actuar en ambos roles, ya sea respecto de la misma u otras entidades.

La presentación efectuada en dicho taller la pueden descargar aquí